Elementos esenciales de un contrato.

El contrato es un documento que se realiza para distintas ocasiones, dependiendo del motivo por el cual se vaya a llevar a cabo, existen varios tipos como el contrato por obra labor, a término indefinido, de aprendizaje, para arrendamiento, compraventa, etc. La idea es que dentro de este elemento la negociación o acuerdo tenga dos partes: el que entrega el contrato (entidad o persona) y quien lo recibe para firmar. Ahora bien, en el papeleo planteado debe haber una constancia que determine los puntos establecidos para que todo lo que se describa en él se haga oportunamente.

¿Qué es un contrato?

Se basa en un acuerdo donde dos partes se ven involucradas con el propósito de que se constate por escrito los tratos a los que llegaron y los beneficios que les corresponden a cada uno. Básicamente, es un documento que se firma con el fin de que haya un soporte verídico de lo que se pactó entre un empleador y una empresa, distintas entidades, etc., o en caso de que se haya dialogado, que exista el comprobante de carácter oral.

El acto que se ejecuta en el contrato es privado y de modo legal, en el cual se constituyen obligaciones y derechos para los involucrados en el asunto. Entonces, las personas que pueden ser parte de este papeleo deben ser mayores de 18 años, menores de edad que se encuentren emancipados por completo o jóvenes entre 16 y 18 años que tengan la debida autorización de sus padres.

¿Cuáles son los elementos de un contrato?

Para que un contrato sea absolutamente válido deben haber ciertos requisitos o elementos que lo complementen. Por eso, según el Código Civil establece que en el artículo 1261 el documento tiene que contar indispensablemente con lo siguiente:

• Consentimiento de los contratantes: habla de que los actores involucrados sean voluntarios de participar en el contrato.

• Objeto cierto que sea materia del contrato: se basa en la posibilidad, legalidad y determinación del documento, esto para que se cumpla como un deber.

• Causa de la obligación que se establezca: este punto define el hecho del por qué se debe del contrato, es decir, que justifica la creación de una obligación por la voluntad de los representantes.

Partiendo de esto, hay autores que no descartan un posible 4° punto, que sería la capacidad de las partes, donde se define que sólo pueden contratar aquellos a quienes la ley les otorga esa potestad y tienen la aptitud para hacerlo.

¿Cuáles son los requisitos de validez y existencia de los actos jurídicos?

Con el propósito de que un contrato sea de completa veracidad y auténtico debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Capacidad jurídica: Se refiere a la aptitud de las personas negociantes para ser titular de derechos y obligaciones. Básicamente, ejercen los primeros y contraen los segundos.

• Ausencia de vicios del consentimiento: Que no exista falta de voluntad por los representantes, porque de ser así se anula el contrato inmediatamente. Todo consentimiento debe ser realizado con libertad absoluta e intención.

• Licitud en el objeto, motivo o fin: Son las acciones u omisiones dentro del marco legal, es decir, aquello que los actores pueden o no hacer.

• Consentimiento manifestado en la forma que la ley establece: Finalmente, este consta de que las partes manifiesten la celebración del contrato con su voluntad frente a la ley establecida, como lo indica su nombre.

¿Cuál debe ser el contenido esencial de un contrato?

1. Identificación de las Partes Contratantes: El contrato debe comenzar con la identificación completa de las partes involucradas. Esto incluye:

   - Nombre completo (si es persona natural) o razón social (si es persona jurídica).

   - Tipo de identificación (cédula de ciudadanía, NIT, etc.).

   - Dirección de la empresa o domicilio.

   - Teléfonos de contacto y otros datos relevantes.

Esto asegura que cada parte sea claramente identificada y que no haya dudas sobre quién está contratando con quién.

2. Descripción Clara y Precisa del Objeto del Contrato: Define de manera detallada el objeto del contrato, es decir, lo que cada parte se compromete a hacer. Esto debe ser muy claro y específico para evitar confusiones o interpretaciones erróneas. Por ejemplo, si se trata de un contrato de prestación de servicios, especifica qué servicios se prestarán, los plazos y las condiciones. En un contrato de compraventa, define los productos, precios y condiciones de entrega.

3. Establecer las Obligaciones y Responsabilidades de las Partes: Cada parte debe tener claras sus responsabilidades dentro del contrato. Detalla, de manera específica, las obligaciones que cada parte debe cumplir. Por ejemplo, en un contrato laboral, ¿qué tareas realizará el empleado?, en un contrato de arrendamiento, ¿quién se encargará del mantenimiento del inmueble?. Es importante establecer las consecuencias por incumplimiento, tales como penalidades o indemnizaciones, en caso de que alguna parte no cumpla con sus obligaciones.

4. Definir los Plazos y Tiempos de Cumplimiento: Si el contrato involucra fechas de entrega, ejecución de trabajos o pagos, es fundamental que se indiquen fechas exactas o plazos específicos. Esto puede incluir:

   
   

   - Plazos de pago.

   - Fechas de inicio y finalización de un servicio.

   - Periodos de ejecución de proyectos.

Asegúrate de que estos plazos sean realistas y estén alineados con la capacidad de las partes para cumplirlos. El incumplimiento de los plazos puede generar conflictos legales.

5. Condiciones de Pago y Métodos de Facturación: Define claramente cómo y cuándo se efectuarán los pagos. Debes especificar:

   
   

   - Monto a pagar.

   - Método de pago (transferencia bancaria, cheque, en efectivo, etc.).

   - Plazos de pago (por ejemplo, pago inicial, pagos parciales o pago total).

   - Intereses por demora en caso de que alguna de las partes no cumpla con los pagos a tiempo.

En Colombia, los contratos de compraventa y prestación de servicios suelen estar sujetos al régimen tributario, por lo que es importante tener en cuenta las normativas fiscales que puedan aplicar.

6. Resolución de Conflictos y Jurisdicción: Asegúrate de incluir una cláusula de resolución de conflictos, en caso de que surjan disputas. Algunas opciones son:

   
   

   -Mediación: Intentar resolver el conflicto de manera amigable antes de acudir a instancias judiciales.

   
   

   -Arbitraje: En caso de que la mediación no funcione, puede acordarse que un árbitro tome la decisión final.

   
   

   - Jurisdicción: Especificar si el conflicto será resuelto en tribunales locales o si se establecerá otro lugar de jurisdicción.

En Colombia, muchas veces los contratos incluyen la cláusula de arbitraje para resolver conflictos de manera más rápida y eficiente.

7. Confidencialidad y Protección de Datos Personales: Si el contrato implica la gestión de información confidencial (como secretos comerciales, datos personales o propiedad intelectual), es importante incluir una cláusula de confidencialidad. Esta cláusula debe garantizar que las partes no divulgarán la información sensible sin el consentimiento de la otra parte.

   
   

   Además, si el contrato involucra la recopilación o tratamiento de datos personales de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, debes asegurarte de que las partes cumplan con la legislación vigente en cuanto al manejo de esta información.

8. Firma: Finalmente, para que el contrato sea válido, debe ser firmado por ambas partes. Dependiendo de la naturaleza del contrato.

   
   

   Recuerda que en algunos casos específicos, como en la venta de bienes inmuebles, el contrato debe ser notariado para que tenga validez.

¿En qué se relaciona la firma electrónica con la creación de un contrato?

Con el auge de la era digital, son notorios los cambios en el campo empresarial pues los procesos se han facilitado y es mucho más rápido el acuerdo que puede establecerse a través de un contrato de manera online entre dos o más partes.

Asimismo, todo tipo de negocio se ha visto beneficiado porque con la autenticación digital se han conseguido buenos resultados para que un contrato quede firmado de forma completamente válida.

La firma electrónica en Colombia ha demostrado que es un método absolutamente seguro que cuenta con varios mecanismos que impiden la falsificación, al igual que comprueba la trazabilidad de todo el procedimiento implantado en el contrato y permite acceder a archivos xml dejando evidencia de cada paso seguido.

Ahora bien, cómo firmar virtualmente no es una realización compleja de hacer únicamente hay que seguir las cláusulas del contrato y contar con expertos que te ayudarán a que cumplas tus objetivos organizacionales.

Consideraciones Legales Específicas en Colombia:

• Ley 1581 de 2012: Esta ley regula la protección de datos personales. Si tu contrato involucra el manejo de información personal, debes cumplir con ella.

  
  

• Código Civil Colombiano: Regula los contratos en general, y es importante revisarlo cuando se redacta cualquier tipo de acuerdo legal.

  
  

• Impuestos y Tributos: Asegúrate de cumplir con las normativas fiscales en cuanto a retenciones, IVA, etc. Según el tipo de contrato, puede haber implicaciones fiscales que debas cumplir.